Privacy

1. DOELEINDE EN RECHTSGROND VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

De Universiteitsbibliotheek Gent is een erkende erfgoedbibliotheek onder het Erfgoeddecreet en in functie van collectiedocumentatie worden alle verrichtingen bijgehouden, dit omvat zowel het klikgedrag online op deze website, uitleengegevens als gegevens over de raadpleging in een leeszaal. Rapporteringen over deze gegevens aan bijvoorbeeld de Vlaamse Overheid, gebeuren steeds op geaggregeerd niveau, zodat individuen niet direct identificeerbaar zijn.

De door u of via uw UGent Account aangeleverde persoonsgegevens worden in overeenstemming met het Bibliotheekreglement van de UGent verwerkt, zodat u gebruik kan maken van onze diensten en zodat wij het gebruik van onze collecties kunnen opvolgen en rapporteren. Wij onderscheiden hierbij 3 categorieën van gebruikers:

• Gebruikers met een UGent Account, bijv. studenten of personeelsleden, kunnen de diensten van de Universiteitsbibliotheek Gent zonder bijkomende registraties gebruiken. Uw UGent Account wordt automatisch geactiveerd en gedeactiveerd in de bibliotheeksystemen van de UGent.
• Gebruikers van andere onderzoeks- en onderwijsinstellingen, bijv. uit de Associatie UGent, en geïnteresseerde derden kunnen de diensten van de Universiteitsbibliotheek gebruiken mits voorafgaande registratie.
• Niet geïdentificeerde gebruikers kunnen de bibliotheken van UGent bezoeken en de collecties in open kast raadplegen. Ook de websites van de Universiteitsbibliotheek Gent kunnen gebruikt worden in het open internet.

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden, zal dit steeds met de meeste aandacht en zorgvuldigheid gebeuren en louter met het oog op het realiseren van onze bibliotheekdienstverlening, zowel online op lib.ugent.be, biblio.ugent.be, boekentoren.gent als in een bibliotheek binnen de UGent (aleph.ugent.be, libservice.ugent.be, libadmin.ugent.be).

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken omdat (i) u ons hiertoe uw toestemming geeft bij het aanmaken van een account en/of registratie, (ii) deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de bruikleenovereenkomst waarin u partij bent en (iii) bepaalde verwerkingen noodzakelijk zijn voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (zoals het intact houden van onze collectiedocumentatie).

2. WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HOE KAN U ONS CONTACTEREN?

De Universiteit Gent treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, opmerkingen of suggesties kan u contact opnemen met Universiteitsbibliotheek Gent door te mailen naar libservice@ugent.be of met de Data Protection Officer van de Universiteit Gent via privacy@ugent.be.

De bibliotheekdienstverlening wordt uitgevoerd door de bibliotheekmedewerkers van de Faculteiten en de Centrale Administratie van de Universiteit Gent. Zij kunnen zich daarbij laten bijstaan door externe medewerkers, consultants en leveranciers. Deze respecteren dezelfde of een gelijkwaardige gedragscode als de medewerkers van Universiteitsbibliotheek Gent.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT?

In het kader van uw aansluiting bij onze bibliotheek worden voor alle gebruikers volgende gegevens bijgehouden: uw naam, geboortedatum, e-mailadres, domicilieadres en een start/einddatum. U kan ook een thuisbibliotheek kiezen, als u dat niet doet wordt als default de Boekentoren gebruikt.

Voor Gebruikers met een UGent Account, zoals studenten en personeelsleden van UGent, worden ook het werkadres, het werktelefoonnummer en de functies en vakgroepen bijgehouden. Als de einddatum van uw UGent Account minder dan een jaar in de toekomst ligt, wordt die datum ook gebruikt in de bibliotheeksystemen, bijv. om een gepaste uitleentermijn te bepalen.

Als een werk niet in open kast beschikbaar is kan u een bruikleen- of scanaanvraag doen en wordt u standaard per e-mail op de hoogte gehouden. Als u items uitleent, dan ontvangt u regelmatig een e-mail met de stand van uw bruikleen en de naderende deadlines. Onze bibliotheeksystemen houden de vorderingen in uw aanvraagdossier en alle te doorlopen stappen in detail bij.

Als u sms-notificaties wilt ontvangen voor een specifieke aanvraag, dan kan u een gsm-nummer opgeven. Dat gsm-nummer wordt alleen voor die ene aanvraag gebruikt door een geautomatiseerd systeem.

Als u websites van de Universiteitsbibliotheek Gent bezoekt, dan wordt uw bezoek door ons op twee manieren geregistreerd:

• De webserver zelf ontvangt alle clicks om u de juiste informatie te kunnen presenteren. Het technische serverlogboek van deze kliks bevat enkel uw IP-adres, geen andere persoonsgegevens.
• Ook in uw webbrowser (bijv. Firefox) worden uw clicks door ons geregistreerd, dit louter voor het uitvoeren van gebruiksanalyses en verbeterpotentieel van onze websites. Voor de websites van Universiteitsbibliotheek Gent worden deze clicks verwerkt door Hotjar en Google Analytics, zonder dat deze externe systemen bijv. uw eigenlijke IP-adres te zien krijgen. Deze klikstroom wordt door ons instant geanonimiseerd alvorens die te verzenden.

Universiteitsbibliotheek Gent verwerkt voor de bibliotheekdienstverlening geen bijzondere persoonsgegevenscategorieën (“gevoelige gegevens”) waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, noch verwerkt zij genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Als u waardevolle voorwerpen, bijv. een portefeuille of UGent toegangsbewijs, verliest en deze worden aan een Bibliotheekbalie bezorgd, dan kan de Universiteitsbibliotheek Gent u proberen te contacteren, bijv. via de gegevens die van u beschikbaar zijn in het gevonden voorwerp.

4. WIE HEEFT TOEGANG TOT UW PERSOONSGEGEVENS?

De medewerkers van de Universiteitsbibliotheek Gent, zowel in de Faculteiten als in de Boekentoren, hebben toegang tot de collectiedocumentatie en de bruikleentransacties (zowel de lopende aanvragen als een historiek), waarin uw persoonsgegevens zijn opgenomen. Deze toegang geldt enkel voor de doeleinden vermeld in onderhavige privacyverklaring.

Medewerkers van de Boekentoren, belast met technische ondersteuning van de bibliotheeksystemen, kunnen alle persoonsgegevens inkijken op een strikte “need-to-know” basis, ook de integraal door machines beheerde dataverwerkingen.

Als u een aanvraag doet voor documentlevering uit een andere bibliotheek (“Interbibliothecair Bruikleenverkeer”), dan worden uw persoonsgegevens niet meegestuurd naar de leverende bibliotheek.

Als u een aanvraag doet om de items op te halen in een bruikleenautomaat, dan wordt uw e-mailadres doorgegeven aan BPost, dat de bruikleenautomaat Cubee beheert en alleen aan u de geheime toegangscode bezorgt via een geautomatiseerd systeem.

De Universiteitsbibliotheek Gent waakt erover dat uw gegevens niet worden doorgegeven aan derden, behoudens in de hierboven vermelde gevallen, in het geval u hiertoe voorafgaand uw toestemming verleend hebt of wanneer de toegang, het gebruik, het behoud of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens redelijkerwijs noodzakelijk is (bv. om te voldoen aan de van toepassing zijnde regelgeving, om technische of beveiligingsproblemen te detecteren, om de rechten, eigendom of veiligheid van Universiteitsbibliotheek Gent te beschermen, enz.).

5. HOELANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt om bibliotheekdienstverlening uit te voeren en om een collectiedocumentatie op te bouwen, waarin alle bruikleenverrichtingen worden bijgehouden. Alle persoonsgegevens gebruikt voor het registreren van bruikleenverrichtingen blijven voor onbepaalde tijd bewaard ook na afloop van uw activiteiten. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om een sluitende collectiedocumentatie te kunnen garanderen.

Iedereen met een UGent Account kan de diensten van de Universiteitsbibliotheek Gent zonder bijkomende registraties gebruiken. Dat betekent dat uw UGent Account automatisch geactiveerd wordt in de bibliotheeksystemen. Als u geen enkele bruikleenverrichting hebt, dan worden uw gegevens ook automatisch weer verwijderd uit de bibliotheeksystemen als uw UGent Account gedeactiveerd wordt.

Klikstromen van onze websites worden op de server zelf in ruwe vorm bijgehouden tot 3 maanden na datum en daarna geanonimiseerd voor verdere verwerking.

6. VEILIGHEID VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Universiteitsbibliotheek Gent zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen enige vorm van verlies of onrechtmatige verwerking.

Alle medewerkers van Universiteitsbibliotheek Gent, zowel in de Faculteiten als in de Boekentoren, respecteren de Generieke Gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie (goedgekeurd op 18 mei 2018 door het Bestuurscollege van de UGent) en zij hebben toegang tot online handleidingen om hen te ondersteunen in het correcte gebruik van uw persoonsgegevens.

7. WELKE RECHTEN HEEFT U IN HET KADER VAN DE VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS?

Wanneer wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, geniet u een aantal rechten die u op de hieronder beschreven wijze kunt uitoefenen. Houd er rekening mee dat wanneer u een recht wilt uitoefenen, wij u om een identiteitsbewijs zullen vragen. Wij doen dit om te voorkomen dat wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens tegenkomen, bijvoorbeeld omdat een onbevoegd persoon zich voordoet als u en een recht in uw naam uitoefent.

1. U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, wat betekent dat u ons kunt vragen om u informatie te verstrekken over de persoonsgegevens die wij over u hebben. U kunt zelfs een kopie van uw persoonsgegevens opvragen. Houd er echter rekening mee dat u moet aangeven voor welke verwerkingsactiviteiten u toegang wenst te hebben tot uw persoonsgegevens. Indien u herhaaldelijk hetzelfde verzoek indient en daarbij duidelijk overlast veroorzaakt, kunnen wij deze opeenvolgende verzoeken weigeren of u een administratieve vergoeding in rekening brengen om de kosten te dekken. Wij kunnen u ook het recht op toegang tot uw persoonsgegevens weigeren of slechts gedeeltelijk verlenen, indien een dergelijke toegang de rechten en vrijheden van anderen, waaronder die van de Universiteit Gent, onevenredig zou kunnen schaden.
2. U hebt het recht om te vragen dat wij uw persoonsgegevens corrigeren als u kunt aantonen dat de persoonsgegevens die wij over u verwerken onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Geef aan in welke context wij uw persoonsgegevens gebruiken, zodat wij uw verzoek snel en accuraat kunnen beoordelen.
3. Als wij uw toestemming gevraagd en verkregen hebben om uw persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken, bijvoorbeeld om u nieuwsbrieven te sturen, hebt u steeds het recht om deze eerder gegeven toestemming in te trekken.
4. U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen als deze persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, als het verzamelen ervan onwettig was of als u met succes gebruik hebt gemaakt van uw recht om uw toestemming in te trekken of uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer een van deze omstandigheden van toepassing is, zullen wij uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen, tenzij wettelijke verplichtingen of administratieve of gerechtelijke bevelen ons verbieden om uw persoonsgegevens te verwijderen.
5. U kunt ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken:
   • gedurende de tijd dat wij uw verzoek om correctie van uw persoonsgegevens beoordelen;
   • gedurende de tijd dat wij uw bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens beoordelen;
   • wanneer een dergelijke verwerking onwettig was, maar u geeft de voorkeur aan een beperking boven wissen;
   • wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u hebt ze nodig voor de vaststelling, uitoefening van of verdediging tegen een rechtsvordering.
6. Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van onze eigen belangen, d.w.z. u heeft ons geen toestemming gegeven en wij hebben ze niet nodig voor de uitvoering van een overeenkomst, noch om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, hebt u het recht om u te verzetten tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Wanneer ons belang betrekking heeft op direct marketing, zullen wij u uw verzoek onmiddellijk inwilligen. Voor andere belangen, bijvoorbeeld onze veiligheidsbelangen, vragen wij u om uw specifieke omstandigheden te beschrijven die aanleiding geven tot een verzoek. Dan moeten we uw omstandigheden afwegen tegen onze belangen. Als deze afweging ertoe leidt dat uw omstandigheden zwaarder wegen dan onze belangen, zullen wij de verwerking van uw persoonsgegevens staken.
7. Wanneer wij uw persoonsgegevens hebben verzameld op basis van uw toestemming of omdat ze nodig waren voor de uitvoering of de uitvoering van een overeenkomst met u, hebt u het recht om een kopie van ons te verkrijgen in een gestructureerd, veel gebruikt en machine-leesbaar formaat. Dit recht geldt echter alleen voor persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, vragen wij u ons een e-mail te sturen. U kunt ons bereiken op libservice@ugent.be of aan de infobalie van de Boekentoren.

U kunt er zeker van zijn dat wij een e-mail van u, waarmee u aangeeft een recht uit te willen oefenen, niet zullen interpreteren als uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat nodig is voor de behandeling van uw verzoek. In een verzoek moet duidelijk worden aangegeven en gespecificeerd welk recht u wenst uit te oefenen. Geef altijd aan in welke context wij uw persoonsgegevens hebben verkregen, zodat wij uw aanvraag snel en zorgvuldig kunnen behandelen. Uw aanvraag moet ook gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart die uw identiteit bewijst. Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte brengen van de ontvangst van dit verzoek. Indien de aanvraag gegrond blijkt te zijn, zullen wij u daarvan zo spoedig mogelijk en uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van de aanvraag op de hoogte stellen.

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Universiteit Gent, kunt u altijd contact met de Data Protection Officer van UGent via privacy@ugent.be.

Als u niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit en of de Vlaamse Toezichtcommissie.

8. WIJZIGINGEN AAN DE PRIVACYVERKLARING

Onderhavige privacyverklaring kan worden aangepast als er nieuwe of aangepaste dienstverlening of functionaliteit beschikbaar is en/of om te blijven voldoen aan de toepasselijke regelgeving.

Indien de privacyverklaring wordt aangepast, zal hiervan melding worden gemaakt in onze e-mails en zal de link naar de gewijzigde privacyverklaring hierin worden opgenomen.