Hoe verhuis je een collectie?

In 2012 ging de Boekentoren in de stijgers, het gebouw was namelijk dringend aan renovatie toe. Tijdens de voorbereiding van de restauratie werd snel duidelijk dat de boeken niet in de toren konden blijven omdat het risico op schade te hoog was. De meest gedurfde piste bleek ook de meest haalbare te zijn: de bouw van een ondergronds depot onder de binnentuin, dat ook na de verbouwing een depot vormt waar het kostbare erfgoed optimaal bewaard kon worden.

In 2013 werd gestart met de bouw en in 2014 werd veertig kilometer collectie boeken, tijdschriften, archief en bijzonder erfgoed verhuisd. De verhuis werd bijna vijf jaar lang voorbereid en uitgevoerd op amper drie maanden tijd. Nadien werd onmiddellijk gestart met het voorbereiden van de verhuis van verschillende collecties naar de zeventwintig kilometer opslagruimte in de gerestaureerde toren zelf. Sinds oktober 2021 wordt de toren opnieuw gevuld.

Het werk vooraf

Eerst wordt in kaart gebracht wat er verhuisd moet worden. Afhankelijk van hoe de collectie er op de vertreklocatie bij staat of van de mate van ontsluiting, kan dat een project op zich zijn. Het materiaal van de Boekentoren is zo divers dat een goed afgesproken categorisering en (fonds)- benaming, en precieze omvangcijfers onontbeerlijk zijn om ook maar ergens te kunnen starten. Er wordt dus vooral gemeten, geteld en opgesomd. De collectie wordt onderverdeeld volgens collectietypes en dan volgens fonds. Van ieder fonds wordt de omvang bepaald: het aantal strekkende meter of het aantal stuks, uitgesplitst per formaatcategorie. Met die informatie worden de rekken besteld en ingericht.

Vooral de voorbereidingen van een verhuis zijn tijdrovend. Alles in de Boekentoren is gerangschikt op formaat zodat de ruimte efficiënter gebruikt kan worden. Hierdoor zijn collecties uit elkaar getrokken en wordt een logistiek systeem met barcodes gebruikt om boeken te lokaliseren. Elke ‘kilometer’ die wordt verhuisd, vraagt ongeveer drie maanden ontstoffen, inpakken en labelen. Kwetsbare boeken worden in zuurvrij karton verpakt, losse ruggen krijgen een lint, kostbare losse affiches worden op formaat verpakt, elk boek krijgt ook een barcode.

Verhuizen

De uitdaging bij de verhuisbeweging richting toren ligt in de grotere verspreiding van de collecties over een vijftiental vertreklocaties en het simultaan lopen van meerdere bewegingen: terwijl de verpakking start op locatie X, is de collectie op locatie Y al richting toren aan het verhuizen.

De boeken zelf verhuizen in blauwe meterbakken, waarop een label met volgnummer aangeeft op welke verdieping en volgens welk formaat ze in de juiste rekken terecht moeten komen. Op die manier verloopt de verhuis van al dat materiaal uiterst vlot.

Nazorg

Na de verhuisoperatie begint het volgende karwei: elk gebarcodeerd stuk wordt digitaal aan de plankbarcode gelinkt, zodat een magazijnier bij ieder aangevraagd boek of tijdschriftnummer meteen naar de juiste verdieping, rij, kast en plank geleid kan worden. Op die manier kunnen we de dienstverlening na verhuis zo snel mogelijk garanderen.

Bij de voorbereiding, voornamelijk voor het ontstoffen, maar zeker ook bij de nazorg kan de Boekentoren een beroep doen op een samenwerking met maatwerkbedrijf Ryhove.

Het project 'vullen van de toren', de verhuis van collecties naar de toren, startte in 2021 en wordt afgerond eind 2024. Vanaf dan staat de toren opnieuw open voor aangroei vanuit de faculteitsbibliotheken.